El Reto Diseño e Implementación de un Gobierno Para Mantenimiento de la Arquitectura Empresarial

Por Diana Posada. Arquitecta Empresarial. NETSAC S.A

El gobierno de Arquitectura empresarial brinda un marco de decisiones, liderazgo, procesos y estructuras organizacionales, concernientes a la Arquitectura Empresarial que permiten lograr mayor eficiencia y competitividad en una organización, buscando los siguientes objetivos:

• Alineamiento estratégico de las personas, los procesos, la tecnología, con el negocio.


• Sostenibilidad de los objetivos estratégicos de una organización mediante el uso efectivo de los recursos.


• Generación de valor en cada una de las vistas de la Arquitectura Empresarial.


• Administración del riesgo de la Arquitectura Empresarial.


• Medición el desempeño de la AE.


• Control de requerimientos de Impacto de la AE.

El diseño de un Modelo de Gobierno de una Arquitectura Empresarial impacta la habilidad de una organización de lograr sus metas, dado que genera la construcción de una estructura para alinear la estrategia, procesos, persona, infraestructura, aplicaciones, comunicaciones, proyectos y recursos de la Organización, para facilitar que la empresa aproveche al máximo su información maximizando así los beneficios, capitalizando las oportunidades y ganando ventaja competitiva. Aspecto que genera cambios de fondo en la organización, dado que propone estrategias y ajustes en los hábitos, cultura y en general a la actividades Organizacionales lo que requiere un profundo cuidado y adecuada gestión, de lo contario la Organización se puede ver en grandes aprietos. Por consiguiente requiere de un diseño cuidadoso de gobierno y posterior puesta en práctica a través de la toma de decisiones de los altos gerentes, para tal Nestac S.A proponen un conjunto de mecanismos, estructuras, procesos y comunicaciones bien diseñados y entendidos para promover los comportamientos deseados de la arquitectura empresarial y logar su sostenibilidad, para lo que recomienda la creación e implementación de tres Mecanismos.

1. Definición de Implementaciones de Estructura de tomas de Decisiones.
2. Definición e Implementación de Procesos Formales
3. Diseño e Implementación de un modelo de Gestión de Cambio.

1. Definición e Implementación de una Estructura de Toma de Decisiones: Creación de Unidades Organizacionales de y roles responsables de la toma de decisiones concernientes a la Arquitectura Empresarial, que resultan un intento natural para generar compromiso entre las partes.
   
   Los mecanismos recomendados en la estructura de toma de decisiones son los siguientes:
   
   Creación de un Comité de Arquitectura: Cuyo objetivo es alinear esfuerzos y recursos que conllevan a tomar decisiones de tipo estratégico y administrativo con el fin de alcanzar el cumplimiento de los objetivos globales de la Arquitectura Empresarial. Las Funciones principales del Comité deben ser: La Valoración de los proyectos a implementar frente a la adherencia de los Principio a la Arquitectura Empresarial y Efectividad del proyecto frente a las vistas de la Arquitectura definida en la organización, El análisis de los impacto del proyecto frente a la AE y los cambios que se deben generar, La Autorización de los cambios con respecto al diseño de la AE, La Construcción de los contrato de arquitectura para gobernar la implementación global y el proceso de despliegue, Asegurar que haya conformidad con la arquitectura definida por los proyectos de implementación y otros proyectos y Formular las recomendaciones para cada proyecto de implementación con respecto a la AE.
   
   Creación de Comité Directivo de Proyectos: La función principal de esté “comité” es ser un elemento integrador entre el negocio, la Arquitectura Empresarial y los diferentes proyectos de la empresa consolidando iniciativas individuales en un solo portafolio, cuantificable, de fácil seguimiento y alineado a la estrategia de largo plazo de la organización y la Arquitectura Empresarial. Cuyas funciones deben ser: La evaluación de necesidades de proyectos para incluir en el portafolio de proyectos, Analizar la valoración de los proyectos, Revisar y aprobar la prioridad asignada a cada proyecto, Aprobar el estado de ejecución de los proyectos, Monitorear el plan de proyectos, Monitorear el avance de los proyectos, Evaluar resultados de los proyectos, Analizar y aprobar los cambios de los proyectos asegurando la calidad y continuidad de los proyectos sin desfasarse en el presupuesto de los mismos y Asegurar la eficacia de los cambios a realizar en los proyectos.
   
   Creación de la Oficina de PMO: Las Funciones principales de la Oficina de PMO deben ser: La y administración de la metodología de dirección de proyectos, de las mejores prácticas y de las normas, Supervisar los cronogramas y presupuestos de los proyectos, Realizar la asignación de recursos a los proyectos, Velar por el cumplimiento de los estándares generales de calidad de los proyectos y cumplimiento con la AE, Optimizar el uso de recursos compartidos de la organización en todos los proyectos, Proporcionar información consolidada y una visión empresarial de todos los proyectos que se desarrollan, Apoyar en la solucionar de conflictos que puedan presentarse en los proyectos, Controlar los indicadores de los proyectos, Aprobar los planes de proyectos y Proporcionar medios o recursos que permitan desarrollar los proyectos.
   La creación e implementación de estas estructuras de toma de decisiones a nivel estratégico garantizan el desarrollo de proyectos más eficientes y alineados el 100% a la Arquitectura Empresarial.
   
   


2. Definición de Procesos Formales: Con el objetivo de Asegurar que los comportamientos diarios de las personas de la Organización son consistentes con las políticas de la arquitectura empresarial y proveen una contribución a la toma de decisiones para mantener el Gobierno de la AE es necesario realizar la Definición e Implementación de Procesos que así mismo, permiten asegurar un involucramiento total del negocio en el uso efectivo y administración de la AE. Los principales procesos formales que se deben definir para la administración de la AE recomendados por Netsac son:
   
   - Gobierno e Implantación de Iniciativas de Proyectos
   - Gestión de Análisis de Adherencia y Efectividad de Proyectos
   - Gestión de Cambios de la Arquitectura Empresarial
   - Monitoreo de la Arquitectura Empresarial
   - Mantenimiento de la Arquitectura Empresarial
   - Gobernabilidad de la Arquitectura Empresarial
   - Mantenimiento de Principios de la Arquitectura Empresarial
   - Gestión Financiera de la Arquitectura Empresarial
   - Gestión de Servicios de la Arquitectura Empresarial
   - Gestión de Acuerdos de Niveles de Servicios
   - Evaluación de Iniciativas de Proyectos
   - Selección de Proyectos
   - Administración del Portafolio de Proyectos
   - Gestión de Capacidad de Proyectos.
   - Gestión de Recursos
   - Gestión de Proyectos
   - Monitoreo y Control de Proyectos
   - Autocontrol de Proyectos
   - Gestión Cuantitativa de Proyectos
   
   Estos procesos básicos garantizan el mantenimiento de la arquitectura empresarial, la prestación de servicios bajo acuerdos de niveles de servicio y el desarrollo de proyectos bajo condiciones controladas y alineados a la Arquitectura Empresarial.
   
   


3. Diseño e Implementación de un modelo de Gestión de Cambio: Hacen referencia a la definición de estratégicas y canales de comunicación para difundir los principios, procesos, modelo y políticas del gobierno de la Arquitectura Empresarial y los resultados del proceso de toma de decisiones, los principales componentes de cambio recomendados por Netsac son:
   
   Conformación Grupo Líderes: Creación de grupos líderes que se han capaces de involucrar a las personas de la Organización en el proceso de implantación de la AE, para esto se requiere:
   
   -Selección de Integrantes
   -Sensibilización
   -Alinear el grupo de trabajo líder
   -Determinar funciones y responsabilidades del grupo
   
   Capacitación: Diseño y aplicación de la estrategia de capacitación que busque la nivelación de conocimientos. Se requiere:
   
   - Determinación de grupos objetivos
   - Definición de Métodos de capacitación
   - Creación de Plan de capacitaciones
   - Desarrollo de la temática a documentar.
   
   Gestión del Conocimiento: Implica la definición de una metodología que permita.
   
   - Identificar el conocimiento
   - Crear conocimiento
   - Almacenar el conocimiento
   - Compartir el conocimiento
   - Utilizar el conocimiento
   
   Gestión del Competencias: Busca la validación de las competencias del personal a cargo de cada proceso y cierre de brechas de este. se requiere:
   
   - Desarrollo del plan Competencias del Ser – Hacer – Saber