Uso Empresarial de las Hojas Electrónicas

Uso empresarial de las hojas Electrónicas. 

Por Jaime Ospina. 

En muchas consultorías he encontrado que las organizaciones mantienen y soportan modelos con alto porcentaje de utilización de hojas electrónicas, la más famosa de ellas el MS Excel, para administrar algunos de sus procesos críticos en abastecimiento, ventas y en general procesos dónde se necesita facilidad en el manejo de la información numérica. Pensando en escenarios de rentabilidad y permanencia de las organizaciones, estas herramientas no son soportables a largo plazo, debido a algunas dificultades que encuentro personalmente infranqueables y que siempre trato de recomendar la utilización de sistemas o modelos que permitan tener más visibilidad y control, capacidad de compartir información en tiempo real con todos los actores importantes de la organización. Estos escenarios hacen que las hojas electrónicas no sean el modelo adecuado para soportar estos procesos, dado a la potencialidad en la perdida de información y/o cambios contenidos sobre ella. Es así que he podido observar como pedidos se pierden, cambian las cantidades de compra, cambian las fechas de salida o recepción, sin poder tener una trazabilidad completa y sin poder detectar el punto débil en la cadena de información. 

Los procesos que considero que se ven más afectados y dónde más esfuerzo se debe hacer para el proceso de automatización, abandonando nuestra querida hoja electrónica son:

• Gestión de Inventarios. 
• Planeación de la demanda / Pronósticos. 
• Planeación de Ventas / Operaciones
• Gestión de Lista de Materiales
• Gestión de Abastecimiento / Compras

En gran medida es posible detectar otros puntos críticos dónde se administra información a través de hojas electrónicas y para esto es necesario hacer recorridos organizacionales detectando el correcto flujo de información en cada uno de los procesos, dichas actividades se realizan con personal especializado y que tiene un entrenamiento para detectar estos elementos.